Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen, sind die neuen GoBD zu beachten.
Allgemeine Anforderungen
Nach den GoBD muss die elektronische Buchführung
• nachvollziehbar, nachprüfbar, zutreffend, klar, zeitnah, fortlaufend und unveränderbar sein.
Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos dokumentiert sein.
Verfahrensdokumentation
In einer Verfahrensdokumentation sind alle Prozesse der Abwicklung der elektr. Buchführung darzustellen, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung. Eine den GoBD konforme Dokumentation muss u. a. eine allgemeine Beschreibung sowie eine System- und Betriebsdokumentation umfassen. Der Dt. Steuerberaterverband e.V. hat eine Musterverfahrensdokumentation vorgelegt.
Pflichtangaben in Buchungsbelegen
Die neuen Pflichtangaben sind auf jedem Buchungsbeleg sorgfältig zu beachten.
Eindeutige Belegnummer, Angaben über Belegaussteller und –empfänger, Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt. Außerdem wird eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls verlangt. Und es sind Belegdatum sowie der verantwortliche Aussteller zu nennen (z.B. Bediener der Kasse). Die Aufzählung ist nicht abschließend.
Internes Kontrollsystem
Ein internes Kontrollsystem ist einzurichten und zu dokumentieren. Dies umfasst: Zugangs- und Zugriffsberechtigung, Funktionstrennungen, Erfassungskontrollen, Abstimmungskontrollen bei Dateneingabe, Verarbeitungskontrollen, Datensicherung und Sicherung vor Verfälschung sowie Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen und Protokollierung von Daten.
Unveränderbarkeit der Daten und Datensicherheit
Das Gebot bedeutet, dass Sie Ihre Buchungsdaten nicht in der Form abändern dürfen, dass die ursprünglichen Aufzeichnungen nicht mehr feststellbar sind. Eine Buchführung mit nicht ausreichend geschützten Daten wird formell als nicht ordnungsgemäß angesehen.
Elektronische Aufbewahrung
Die GoBD fassen den Umfang der Aufbewahrungspflichtigen – unter Bezugnahme auf die einschlägige Rechtsprechung des BFH – sehr weit. Aufzubewahren sind danach alle Unterlagen, die zum Verständnis und der Überprüfung der für die Besteuerung grundsätzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Ein Ausdruck der Dokumente zur reinen Papierverwahrung in einem Ablageordner verstößt demnach grundsätzlich gegen die GoBD!
Einscannen von Unterlagen
Einen gesonderten Abschnitt enthalten die GoBD bezüglich des Einscannens der in Papierform erhaltenen Buchführungsunterlagen. Auch hierzu ist eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen zu erstellen.