Wer nach den handelsrechtlichen Vorschriften Buchführungspflichtig ist, muss auch seine Bargeschäfte aufzeichnen. Es besteht also auch eine Pflicht zur Kassenführung. Dabei müssen die Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Die Eintragungen oder Aufzeichnungen müssen bei einer Korrektur immer nachvollziehbar sein und der ursprüngliche Eintrag muss weiterhin feststellbar bleiben.
Die Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich aufgezeichnet werden. Es ist nicht ordnungsgemäß, wenn eine nachträgliche Erfassung für einen längeren Zeitraum (z.B. eine Woche oder einen Monat) erfolgt. Für jeden Eintrag im Kassenbuch ist ein Beleg erforderlich. Die Belege sind zu nummerieren und diese Nummer muss beim Eintrag im Kassenbuch enthalten sein.
Auch Privateinlagen und –entnahmen sowie Aus- und Einzahlungen von betrieblichen Bankkonten (sog. Geldtransit) sind täglich aufzuzeichnen. Gleiches gilt für EC-Zahlungen.
Grundsätzlich sind alle Bareinnahmen einzeln aufzuzeichnen. Für die Ordnungsmäßigkeit reicht es jedoch aus, wenn die Summe der Tageseinnahmen aufgezeichnet wird. Diese muss allerdings durch den Registrierkassenstreifen, Tagesendsummenbon oder Kassenzettel nachgewiesen werden.
Alle Aufzeichnungen haben centgenau zu erfolgen. Eine Rundung ist unzulässig.
Der im Kassenbuch ausgewiesene Sollbestand muss mit dem Istbestand in der Kasse übereinstimmen (sog. Kassensturzfähigkeit). Die Kassensturzfähigkeit muss fortlaufend gewährleistet sein. Dazu ist es erforderlich, dass in regelmäßigen Zeitabständen der Kassenbestand gezählt und aufgezeichnet wird (Zählprotokoll). Sollten dabei Kassendifferenzen festgestellt werden, müssen diese gesondert ausgewiesen und verbucht werden.
Im Kassenbuch dürfen auf keinen Fall Überschreibungen, Radierungen, Zwischenräume oder nachträgliche Änderungen vorkommen. Diese führen regelmäßig zur Verwerfung der Kassenführung.
Eine elektronische Registrier- oder PC-Kasse ist nur dann ordnungsgemäß, wenn das System alle einzelnen Geschäftsvorfälle, einschließlich evtl. vorgenommener Stornierungen, dokumentiert (FG Niedersachsen, 02.09.2004 – 10 V 52/04). Die Registrierkasse und die dazugehörigen Auswertungen sind Teil der Buchhaltungsunterlagen. Die Unternehmer haben sicherzustellen, dass der Außenprüfer im Rahmen seiner Prüfungstätigkeit darauf zurückgreifen kann. Der Kassenspeicher wird mit dem Ausdruck des Tagesendsummenbons (sog. Z-Bon) auf 0 zurückgesetzt. Es ist zum Nachweis der Vollständigkeit sicherzustellen, dass alle Z-Bon-Ausdrucke lückenlos für alle Geschäftstage archiviert werden.
Ab dem 01.01.2017 gelten bei der Kassenführung verschärfte Regeln für alle Registrier- und PC-Kassen, da die Übergangsfrist zur Nachrüstung von elektronischen Kassen zum Jahresende 2016 auslaufen wird. Alle elektronischen Registrierkassen müssen dann über eine entsprechende Speicherfunktion verfügen. Die Daten aus der Kasse müssen dem Betriebsprüfer innerhalb des Aufbewahrungszeitraums (in der Regel 10 Jahre) jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden können.
Bei Nichtbeachtung kann die Finanzverwaltung im schlimmsten Fall die gesamte Buchführung des Steuerpflichtigen verwerfen und Hinzuschätzungen bei den Einnahmen vornehmen. Weiterhin kann die Festsetzung von Bußgeldern von bis zu 25.000,00 € erfolgen, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem nicht richtig verwendet wird oder das System nicht richtig geschützt wird, z.B. durch den Einsatz entsprechender Sicherheitseinrichtungen.
Das Finanzamt hat nun die Möglichkeit, während der üblichen Geschäftszeiten eine sogenannte Kassennachschau durchzuführen. Diese erfolgt ohne vorherige Ankündigung, anders als bei einer Betriebsprüfung. Die Kassennachschau dient zur zeitnahen Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen. Sie ist auch bei einer offenen Ladenkasse zulässig.
Der Unternehmer hat besondere Auskunfts- und Vorlagepflichten bei der Kassennachschau zu erfüllen. Dem Prüfer ist Einsicht in die Kassenaufzeichnungen und Bücher sowie in die für die Kassenführung notwendigen Organisationsunterlagen (u.a. Bedienungs- und Programmieranleitung der Kasse, Protokolle über Einsatzzeitraum und –ort der Kasse) zu gewähren.
Weiterhin ist es notwendig, dass die elektronische Registrier- oder PC-Kasse über eine elektronische Schnittstelle zum Datenexport verfügt. Diese muss die technischen Voraussetzungen nach § 164a AO zur Standardisierung des Datenaustauschs erfüllen.
Der Gesetzgeber hat eine gesetzliche Ausnahmeregelung vorgesehen. Und zwar für die Unternehmen, die ihre Umsätze mit einer veralteten elektronischen Registrierkasse aufzeichnen und der Unternehmer seinen Betrieb im Jahr 2017 altersbedingt schließen wird. Um diese Ausnahmeregelung in Anspruch zu nehmen, sollte ein Antrag beim Finanzamt gestellt werden, um auf die Aufrüstungspflicht zu verzichten.
Unternehmer (insbesondere kleinere Unternehmen), die bislang ihre Bargeschäfte im Rahmen einer offenen Ladenkasse aufgezeichnet haben, dürfen dies auch nach dem 01.01.2017 noch tun. Es besteht keine Verpflichtung, auf eine elektronische Registrierkasse umzusteigen.
Ab dem Jahr 2020 sollen weitere Verschärfungen in Bezug auf Manipulationen am Kassensystem folgen.